Legal

Privacy Policy

This document explains how BOKO d.o.o. collects, uses, stores and protects the personal data of porta.link users.

Version 2.31 · May 2026

Your personal data is used solely to provide our service and will never be sold to third parties. We process it in accordance with Regulation (EU) 2016/679 (GDPR).

Contents

1. Who is responsible for data processing
2. Who this Policy applies to
3. What data we collect
4. Where we get data from
5. Purposes and legal bases for processing
6. eVisitor and guest registration in Croatia
7. Who we share data with
8. Transfers outside the EEA
9. How long we keep data
10. Your rights
11. Children and minors
12. Automation and personalisation
13. Security
14. Changes to this Policy

1. Who is responsible for data processing

Depending on the specific functionality, Porta may have different roles in processing personal data.

Data Controller

The accommodation

For reservation data, check-in, arrival and departure, service orders and guest communication — the accommodation determines the purpose and means of processing.

Data Processor

Porta (BOKO d.o.o.)

Porta technically processes data on behalf of the accommodation in all cases where the accommodation determines the purpose of processing.

Porta is an independent data controller for data it processes for its own purposes: platform management, business user accounts, billing, technical support, platform security, usage analytics, product development and its own business communications.

For third-party services — tours, excursions, transfers, restaurants or local activities — the end service provider may be an independent data controller for the data they need to deliver the service.

Data controller contact:
Ivan Boko
BOKO d.o.o. za ugostiteljstvo i turizam
Lucije Rudan 7, 21450 Hvar, Croatia
VAT: HR71081172707
Email: hello@porta.link

2. Who this Policy applies to

This Privacy Policy applies to:

Guests using a personalised Porta link, QR code or digital guide
Persons entering data for check-in or guest registration
Users ordering additional services, tours or activities through Porta
Accommodation properties, owners, managers and their employees
Local partners, tour operators and other business users
Visitors to websites and subdomains associated with Porta

By using Porta, you confirm that you have read and understood this Privacy Policy.

3. What data we collect

Guest and reservation data

Depending on the accommodation's configuration, we may process: full name, email address, phone number, check-in and check-out dates, accommodation unit name and type, reservation number, number of guests, reservation status, guest language, special notes, arrival time, mode of travel and stay preferences.

Guest registration data (eVisitor)

If the accommodation uses Porta for check-in or preparing the legal guest registration, we may process: full name, date of birth, gender, nationality, type and number of identity document, country of issue, address, arrival and departure date and time, and tourist tax exemption data where applicable.

If document scanning is offered, the scan runs entirely in your browser (on your own device) solely to help fill in the registration fields. The document image is never uploaded to or stored on our servers — only the extracted text fields are used. The image remains on your device and is discarded when you leave the page.

Service and activity data

If a guest orders services or books activities, we may process: the selected service, date and number of guests, special requests, order status, amount, payment status and related communications.

Payment data

Payment processing is handled by an external processor — Stripe, Inc. Porta may process the transaction amount, currency, payment status, transaction ID and the last four digits of the card if provided by the processor. Porta does not store full card numbers, CVV codes or other sensitive card data.

Technical and security data

When you use Porta, we may automatically process: IP address, device type, operating system, browser, approximate location derived from IP address, access time, pages and features used, session identifiers, error logs and security logs.

Business user data

For accommodation properties and business users we may process: contact person name, company or property name, business address, VAT number, email address, phone number, role, account credentials, billing data, support communications and platform usage data.

Cookies and local storage on your device

Porta stores a small amount of information directly in your browser. We distinguish between what is strictly necessary and what is optional:

Strictly necessary (no consent required). To make the personalised guest link work, we store in your browser's local storage a limited set of data — a session token (so you stay signed in to your own reservation), reservation and unit identifiers, stay dates, your first/last name and basic stay status. This is essential for the service to function and is not used for advertising or cross-site tracking. A language preference may also be stored so the portal opens in your chosen language.
Functional and security. Technical identifiers and short-lived markers may be used to maintain your session securely, prevent abuse and apply basic rate limiting.
Optional (consent required). Any analytics, measurement, marketing or personalisation that is not necessary to deliver the service is used only with your consent, which you can withdraw at any time. Withdrawal does not affect the lawfulness of processing carried out before withdrawal.

You can view, manage and delete locally stored data and cookies at any time through your browser settings. Clearing this data may sign you out of your personalised link and remove saved preferences. Sensitive guest-registration fields (such as document number, date of birth or nationality) are never stored in your browser; they are transmitted to the server and, where applicable, to the eVisitor system, and are not retained locally.

4. Where we get data from

Directly from the guest — via form, check-in interface or order
From the accommodation — during portal setup and onboarding
From the accommodation's PMS, booking engine or channel manager (e.g. Rentlio)
From a local partner or activity provider
From the payment processor (Stripe)
Automatically through platform use — technical and security data

5. Purposes and legal bases for processing

We process data only when there is a valid legal basis under Article 6 GDPR.

Performance of a contract (Art. 6(1)(b))

Providing access to the personalised link, displaying stay information, enabling orders, processing reservations, guest communication, customer support, managing business user accounts and billing.

Legal obligation (Art. 6(1)(c))

Guest registration and deregistration in the eVisitor system, accounting and tax obligations, responding to lawful requests from authorities and maintaining required records.

Legitimate interests (Art. 6(1)(f))

Platform security, fraud and abuse prevention, technical diagnostics, feature improvement, protection of legal interests and business communications with existing business users. We ensure that such processing does not override users' rights and freedoms.

Basic technical analytics necessary to maintain and improve the service may be processed on the basis of legitimate interests where they do not involve advertising cookies or cross-site tracking. Optional analytics tools that use cookies or similar identifiers are used only with consent.

Consent (Art. 6(1)(a))

Optional cookies and similar technologies, optional analytics and measurement tools (for example Google Analytics or comparable services), marketing and remarketing cookies, newsletters and promotional messages, and any other personalisation that is not necessary to provide the service. Such tools are activated only after you give consent, and where they involve a third party, the relevant data may be shared with that provider and may be transferred outside the EEA (see Sections 7 and 8). You may withdraw consent at any time — withdrawal does not affect the lawfulness of processing carried out before withdrawal.

6. eVisitor and guest registration in Croatia

Accommodation providers in the Republic of Croatia are legally required to register and deregister guests in the eVisitor system within prescribed timeframes.

Porta may serve as a technical tool helping guests and accommodations collect and prepare the data required for registration. Porta is not the state eVisitor system and does not replace the accommodation's responsibility for proper guest registration.

Data collected for guest registration is not used for marketing purposes without a separate legal basis.

7. Who we share data with

We share data only when necessary and lawful.

The accommodation

If you are a guest, your data may be accessible to the accommodation associated with your reservation.

Service providers and sub-processors

To operate the platform we rely on a limited number of external service providers ("sub-processors"). Each processes personal data only to the extent necessary to deliver its specific function, only on our documented instructions, and is bound by a data processing agreement (DPA) imposing confidentiality and security obligations equivalent to those in this Policy. The current sub-processors are:

SiteGround — website hosting, application servers and database storage. This is where reservation, service, guest-registration and account data is stored and processed. Hosted on infrastructure located within the European Union.
Stripe, Inc. / Stripe Payments Europe Ltd. — processing of card and other payments for paid services and activities. Stripe receives transaction and card data directly; we do not receive or store full card numbers or CVV. Stripe operates internationally, including in the United States (see Section 8 on transfers).
Rentlio — property management system (PMS) from which reservation data (guest name, stay dates, unit, channel, number of guests) is synchronised. Croatian provider, within the European Union.
Brevo (Sendinblue SAS) — sending transactional and notification emails to guests and accommodations (for example, order confirmations, receipts, arrival announcements and guest-registration notifications). Receives recipient email address and message content. French provider, with processing within the European Union.
Bunny CDN (BunnyWay d.o.o.) — content delivery network used to serve static assets such as images, fonts and logos. Because assets load in the guest's browser, the network may process the visitor's IP address and basic technical request data. Slovenian provider (EU), operating a global edge network.
Apple Inc. (MapKit JS) — display of interactive maps within the guide. When a map is shown, Apple may receive the visitor's IP address, approximate location and technical request data in order to render map tiles and related services. Apple operates internationally, including in the United States (see Section 8).
Public asset and library networks — for icons and web fonts (for example Iconify, Google Fonts) and open-source code libraries served via public CDNs (for example jsDelivr, unpkg, cdnjs). When such resources load, the relevant network may process the visitor's IP address and technical request data. Some of these providers operate internationally, including in the United States (see Section 8).

We do not add new sub-processors that materially change how personal data is handled without ensuring an appropriate data processing agreement is in place. An up-to-date list of sub-processors is available on request at hello@porta.link.

End activity providers

If you book a tour, transfer, rental or other activity, data required to deliver the service may be shared with the end service provider. Porta shares only the information reasonably necessary for the provider to deliver the service, such as guest name, contact details, date, selected service, number of participants, pickup details and special requests.

The end provider is responsible for its own data processing once it receives the data needed to deliver the service, in accordance with applicable law.

Competent authorities

We may share data with competent authorities when required by law, court, regulator, tax authority or tourist authority.

We do not sell personal data. We do not share personal data with third parties for their own direct marketing purposes. Advertising, analytics or remarketing tools, if used, are activated only with consent.

8. Transfers outside the EEA

Some service providers may process data outside the European Economic Area. In such cases we use appropriate safeguards — European Commission adequacy decisions, standard contractual clauses or other mechanisms permitted under data protection law.

9. How long we keep data

Reservation data — not retained as a separate store by Porta. Reservation details (such as guest name, stay dates and unit) are retrieved in real time from the accommodation's property-management system (e.g. Rentlio), which is the controller of that data. After the stay, that data remains in the PMS, not with Porta.
Support and communications data — up to 24 months
Technical logs — normally 30 to 90 days, and up to 180 days where longer retention is needed for security investigation, abuse prevention or legal claims. Error and security logs are designed to avoid storing guest names or document data in readable form.
Payment and accounting data — as required by tax and accounting law
eVisitor registration data — guest-registration data collected through Porta is processed for the sole purpose of transmitting it to the state eVisitor system. Where a guest submits this data before arrival, it is held only temporarily and in encrypted form; once the registration has been successfully transmitted to eVisitor, the local copy of the personal data is deleted. The authoritative record is held in the state eVisitor system, in accordance with applicable regulations.
Document images — never uploaded or stored. Where document scanning is used, it runs locally in your browser and the image is discarded on your device when you leave the page; only the extracted text fields are processed.
Data stored in your browser (local storage) — to keep you signed in to your personalised link and to personalise your stay, a limited amount of data (such as your first/last name, reservation identifiers, stay dates and a session token) is stored locally in your browser. It is removed automatically after a defined retention period or when the stay ends, and you can clear it at any time through your browser settings. Sensitive registration fields (such as document number, date of birth or nationality) are not stored in your browser.
Business user accounts — for the duration of the business relationship and a reasonable period after termination
Marketing consents — until consent is withdrawn or no longer relevant

10. Your rights

Under GDPR you have the right to:

Request access to the personal data we process
Request correction of inaccurate data
Request erasure of data ("right to be forgotten")
Request restriction of processing
Object to processing based on legitimate interests
Request data portability in a machine-readable format
Withdraw consent at any time
Lodge a complaint with a supervisory authority

Submit your request to hello@porta.link. We respond within 30 days. If Porta processes data on behalf of an accommodation, we may forward your request to that accommodation or act on their instructions.

Porta has not appointed a Data Protection Officer, as it is not currently legally required to do so given the scope of processing. Privacy questions can be sent to hello@porta.link. You also have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority (in Croatia, AZOP).

You also have the right to lodge a complaint with the Croatian Personal Data Protection Agency (AZOP), Selska cesta 136, 10000 Zagreb — azop.hr.

11. Children and minors

Porta is not intended for independent use by children. However, data relating to children and minors may be processed when they are guests of an accommodation and when processing is necessary for guest registration or service delivery. Such data should be entered by a parent, guardian or adult responsible for the reservation.

12. Automation and personalisation

Porta may use reservation data, stay phase, language and room type to show guests more relevant information — for example, arrival instructions before check-in, the house guide during the stay, or a late check-out option before departure.

This personalisation is designed to improve the guest experience and is not used for legally significant automated decisions without human intervention.

AI-assisted features

Porta may use AI-assisted tools to support certain platform features, such as drafting property-specific guest information, improving support responses or helping accommodation providers organise their content. Guest personal data is not used to train general-purpose AI models. Where an external AI provider is used and personal data may be processed, that provider will be listed as a sub-processor and appropriate contractual and transfer safeguards will apply.

13. Security

We apply technical and organisational measures appropriate to the sensitivity of the data and the risk to the people it concerns. These measures are reviewed and improved over time. They currently include, among others:

Encryption in transit. All communication between your device, our servers and our sub-processors takes place over HTTPS/TLS, enforced for the platform and its subdomains.
Encryption of sensitive data at rest. Sensitive credentials and integration keys held in our systems (such as payment and property-management API keys) are stored in encrypted form using authenticated encryption, not as readable text.
Data minimisation for guest registration. Where guest-registration data is collected before arrival, it is held only temporarily and in encrypted form, and the local copy is deleted once the data has been successfully transmitted to the state eVisitor system. Sensitive registration fields are not stored in the visitor's browser.
Key management and rotation. Secret keys and credentials are kept outside publicly accessible code and are rotated when appropriate.
Application security headers. We apply a Content Security Policy and additional protective HTTP headers (including protections against clickjacking, MIME-type sniffing and referrer leakage) to reduce the risk of code injection and related attacks.
Access control and tenant isolation. Access to data is restricted by role, and processing is scoped per accommodation so that one property cannot access another property's data.
Authentication and abuse prevention. Guest and staff access is protected by scoped, time-limited tokens; administrative login is protected against brute-force attempts; and public interfaces apply rate limiting to limit automated abuse.
Privacy-aware logging. Error and security logs are designed to avoid storing guest names or identity-document data in readable form.
Reduced attack surface. The platform relies on a small, controlled set of components and third-party dependencies.
Backups and updates. Systems are backed up and kept up to date, and sub-processors are contractually bound to maintain appropriate security.

No system can be guaranteed to be completely secure. If you suspect misuse, a vulnerability or unauthorised access, please contact us immediately at hello@porta.link.

Personal data breaches

We maintain procedures to detect, investigate and respond to personal data breaches. Where a breach is likely to result in a risk to the rights and freedoms of affected individuals, we will notify the competent supervisory authority (in Croatia, AZOP) without undue delay and, where required by law, within 72 hours of becoming aware of it. Where a breach is likely to result in a high risk to affected individuals, we will also inform those individuals without undue delay. Where we act as a data processor on behalf of an accommodation, we will inform that accommodation without undue delay so it can meet its own notification obligations.

14. Changes to this Policy

We may update this Policy from time to time. The updated version will be available at porta.link. The date of the last change is always shown at the top of this document. If changes materially affect users, we will endeavour to notify them appropriately.

Contact

For all privacy-related questions:
hello@porta.link
BOKO d.o.o., Lucije Rudan 7, 21450 Hvar, Croatia

Pravni dokumenti

Politika privatnosti

Ovaj dokument objašnjava kako BOKO d.o.o. prikuplja, koristi, čuva i štiti osobne podatke korisnika platforme porta.link.

Verzija 2.31 · Svibanj 2026.

Vaši osobni podaci koriste se isključivo za pružanje usluge i neće biti prodani trećim stranama. Obrađujemo ih sukladno Uredbi (EU) 2016/679 (GDPR).

Sadržaj

1. Tko je odgovoran za obradu podataka
2. Na koga se ova Politika odnosi
3. Koje podatke prikupljamo
4. Odakle dobivamo podatke
5. Svrhe i pravne osnove obrade
6. eVisitor i prijava gostiju
7. S kim dijelimo podatke
8. Prijenosi podataka izvan EGP-a
9. Koliko dugo čuvamo podatke
10. Vaša prava
11. Djeca i maloljetnici
12. Automatizacija i personalizacija
13. Sigurnost
14. Izmjene Politike privatnosti

1. Tko je odgovoran za obradu podataka

Ovisno o konkretnoj funkcionalnosti, Porta može imati različitu ulogu u obradi osobnih podataka.

Voditelj obrade

Smještajni objekt

Za podatke o rezervaciji, check-inu, dolasku i odlasku, narudžbama usluga i komunikaciji između objekta i gosta — smještajni objekt određuje svrhu i način obrade.

Izvršitelj obrade

Porta (BOKO d.o.o.)

Porta tehnički obrađuje podatke prema uputama smještajnog objekta u svim slučajevima gdje objekt određuje svrhu obrade.

Porta je samostalni voditelj obrade za podatke koje obrađuje za vlastite svrhe: upravljanje platformom, kreiranje korisničkih računa poslovnih korisnika, naplatu, tehničku podršku, sigurnost platforme, analitiku korištenja, razvoj proizvoda i vlastitu poslovnu komunikaciju.

Kod usluga trećih strana — tura, izleta, transfera, restorana ili lokalnih aktivnosti — krajnji pružatelj usluge može biti samostalni voditelj obrade za podatke koji su mu potrebni za realizaciju usluge. Kada gost rezervira aktivnost, Porta s pružateljem dijeli samo podatke razumno potrebne za realizaciju usluge, primjerice ime gosta, kontakt, datum, odabranu uslugu, broj osoba, podatke o preuzimanju i posebne zahtjeve.

Nakon što krajnji pružatelj primi podatke potrebne za realizaciju usluge, odgovoran je za vlastitu obradu tih podataka sukladno primjenjivim propisima.

Kontakt voditelja obrade:
Ivan Boko
BOKO d.o.o. za ugostiteljstvo i turizam
Lucije Rudan 7, 21450 Hvar, Hrvatska
OIB: 71081172707
E-mail: hello@porta.link

2. Na koga se ova Politika odnosi

Goste koji koriste personaliziranu Porta poveznicu, QR kod ili digitalni vodič
Osobe koje unose podatke za check-in ili prijavu boravka
Korisnike koji naručuju dodatne usluge, ture ili aktivnosti putem Porte
Smještajne objekte, vlasnike, upravitelje i njihove zaposlenike
Lokalne partnere, tour operatore i druge poslovne korisnike
Posjetitelje web stranica i poddomena povezanih s Portom

3. Koje podatke prikupljamo

Podaci o gostu i rezervaciji

Ovisno o konfiguraciji, možemo obrađivati: ime i prezime, e-mail, broj telefona, datume dolaska i odlaska, naziv i tip smještajne jedinice, broj rezervacije, broj gostiju, status rezervacije, jezik gosta, posebne napomene, vrijeme dolaska, način dolaska i preferencije boravka.

Podaci za prijavu gosta (eVisitor)

Ako smještajni objekt koristi Portu za check-in, mogu se obrađivati: ime i prezime, datum rođenja, spol, državljanstvo, vrsta i broj dokumenta, država izdavanja, adresa, datumi i vremena dolaska i odlaska te podaci o osnovi oslobođenja od boravišne pristojbe.

Ako je skeniranje dokumenta ponuđeno, ono se odvija u cijelosti u vašem pregledniku (na vašem uređaju) isključivo radi lakšeg popunjavanja polja za prijavu. Slika dokumenta nikada se ne učitava na naše poslužitelje niti se na njima pohranjuje — koristi se samo izvučeni tekst polja. Slika ostaje na vašem uređaju i odbacuje se kada napustite stranicu.

Podaci o uslugama i aktivnostima

Ako gost naručuje usluge ili rezervira aktivnosti, možemo obrađivati: odabranu uslugu, datum, broj osoba, posebne zahtjeve, status narudžbe, iznos, status plaćanja i komunikaciju.

Podaci o plaćanju

Obradu plaćanja provodi Stripe, Inc. Porta može obrađivati iznos transakcije, valutu, status plaćanja, identifikator transakcije i zadnje četiri znamenke kartice. Porta ne pohranjuje puni broj kartice ni CVV kod.

Tehnički i sigurnosni podaci

Automatski možemo obrađivati: IP adresu, vrstu uređaja, OS, preglednik, približnu lokaciju iz IP-a, vrijeme pristupa, korištene stranice, identifikatore sesije, zapise o greškama i sigurnosne logove.

Podaci poslovnih korisnika

Za smještajne objekte možemo obrađivati: ime kontakt osobe, naziv tvrtke ili objekta, poslovnu adresu, OIB, e-mail, telefon, ulogu, pristupne podatke, podatke za naplatu i komunikaciju s podrškom.

Kolačići i lokalna pohrana na vašem uređaju

Porta pohranjuje manju količinu podataka izravno u vašem pregledniku. Razlikujemo ono što je nužno od onoga što je neobavezno:

Nužno (privola nije potrebna). Da bi personalizirana poveznica gosta radila, u lokalnu pohranu (local storage) vašeg preglednika spremamo ograničen skup podataka — sesijski token (kako biste ostali prijavljeni na svoju rezervaciju), identifikatore rezervacije i jedinice, datume boravka, ime i prezime te osnovni status boravka. To je nužno za rad usluge i ne koristi se za oglašavanje ni praćenje između stranica. Može se pohraniti i postavka jezika kako bi se portal otvorio na vašem odabranom jeziku.
Funkcionalno i sigurnosno. Tehnički identifikatori i kratkotrajni biljezi mogu se koristiti za sigurno održavanje sesije, sprječavanje zlouporabe i osnovno ograničavanje broja zahtjeva.
Neobavezno (privola potrebna). Svaka analitika, mjerenje, marketing ili personalizacija koja nije nužna za pružanje usluge koristi se samo uz vašu privolu, koju možete povući u svakom trenutku. Povlačenje ne utječe na zakonitost obrade provedene prije povlačenja.

Lokalno pohranjene podatke i kolačiće možete u svakom trenutku pregledati, urediti i obrisati kroz postavke preglednika. Brisanje tih podataka može vas odjaviti s personalizirane poveznice i ukloniti spremljene postavke. Osjetljiva polja za prijavu gosta (poput broja dokumenta, datuma rođenja ili državljanstva) nikada se ne pohranjuju u vašem pregledniku; prosljeđuju se poslužitelju i, gdje je primjenjivo, sustavu eVisitor, i ne zadržavaju se lokalno.

4. Odakle dobivamo podatke

Izravno od gosta — unosom u obrazac, check-in sučelje ili narudžbu
Od smještajnog objekta — pri postavljanju portala i onboardingu
Iz PMS-a, booking enginea ili channel managera (npr. Rentlio)
Od lokalnog partnera ili pružatelja aktivnosti
Od platnog procesora (Stripe)
Automatski putem korištenja platforme

5. Svrhe i pravne osnove obrade

Izvršenje ugovora (čl. 6. st. 1. toč. b)

Pružanje pristupa personaliziranoj poveznici, prikaz informacija o boravku, narudžbe, rezervacije, komunikacija s gostom, korisnička podrška, upravljanje računima poslovnih korisnika i naplata.

Zakonska obveza (čl. 6. st. 1. toč. c)

Prijava i odjava gostiju u eVisitor, računovodstvene i porezne obveze, zahtjevi nadležnih tijela i vođenje propisanih evidencija.

Legitimni interes (čl. 6. st. 1. toč. f)

Sigurnost platforme, sprječavanje prijevare i zlouporabe, dijagnostika, poboljšanje funkcionalnosti, zaštita pravnih interesa i poslovna komunikacija s postojećim poslovnim korisnicima.

Osnovna tehnička analitika nužna za održavanje i poboljšanje usluge može se obrađivati temeljem legitimnog interesa kada ne uključuje oglašivačke kolačiće ili praćenje između stranica. Neobavezni analitički alati koji koriste kolačiće ili slične identifikatore koriste se samo uz privolu.

Privola (čl. 6. st. 1. toč. a)

Neobavezni kolačići i slične tehnologije, neobavezni analitički i mjerni alati (npr. Google Analytics ili usporedive usluge), marketinški i remarketinški kolačići, newsletter i promotivne poruke te svaka druga personalizacija koja nije nužna za pružanje usluge. Takvi alati aktiviraju se tek nakon vaše privole, a kada uključuju treću stranu, odgovarajući podaci mogu se dijeliti s tim pružateljem i prenositi izvan EGP-a (vidi odjeljke 7. i 8.). Privolu možete povući u bilo kojem trenutku — povlačenje ne utječe na zakonitost obrade provedene prije povlačenja.

6. eVisitor i prijava gostiju u Hrvatskoj

Smještajni objekti u RH imaju zakonsku obvezu prijaviti i odjaviti goste u sustavu eVisitor. Porta može služiti kao tehnički alat koji pomaže u prikupljanju i pripremi podataka. Porta nije državni sustav eVisitor i ne zamjenjuje odgovornost smještajnog objekta.

Podaci prikupljeni za prijavu gosta ne koriste se za marketinške svrhe bez zasebne pravne osnove.

7. S kim dijelimo podatke

Podatke dijelimo samo kada je to potrebno i zakonito.

Smještajni objekt

Ako ste gost, vaši podaci mogu biti dostupni smještajnom objektu vezanom uz vašu rezervaciju.

Pružatelji usluga i podizvršitelji obrade

Za rad platforme oslanjamo se na ograničen broj vanjskih pružatelja usluga („podizvršitelji obrade"). Svaki obrađuje osobne podatke samo u mjeri nužnoj za svoju funkciju, isključivo prema našim dokumentiranim uputama, i vezan je ugovorom o obradi podataka (DPA) koji nameće obveze povjerljivosti i sigurnosti istovjetne ovoj Politici. Trenutni podizvršitelji su:

SiteGround — hosting web stranice, aplikacijski poslužitelji i pohrana baze podataka. Ovdje se pohranjuju i obrađuju podaci o rezervacijama, uslugama, prijavi gostiju i računima. Infrastruktura unutar Europske unije.
Stripe, Inc. / Stripe Payments Europe Ltd. — obrada kartičnih i drugih plaćanja za naplatne usluge i aktivnosti. Stripe izravno prima podatke o transakciji i kartici; mi ne primamo niti pohranjujemo puni broj kartice ni CVV. Stripe posluje međunarodno, uključujući SAD (vidi odjeljak 8.).
Rentlio — sustav za upravljanje smještajem (PMS) iz kojeg se sinkroniziraju podaci o rezervaciji (ime gosta, datumi boravka, jedinica, kanal, broj gostiju). Hrvatski pružatelj, unutar Europske unije.
Brevo (Sendinblue SAS) — slanje transakcijskih i obavijesnih e-mailova gostima i objektima (npr. potvrde narudžbi, računi, najave dolaska, obavijesti o prijavi gosta). Prima e-mail adresu primatelja i sadržaj poruke. Francuski pružatelj, obrada unutar Europske unije.
Bunny CDN (BunnyWay d.o.o.) — mreža za isporuku sadržaja (CDN) za statičke datoteke poput slika, fontova i logotipa. Budući da se sadržaj učitava u pregledniku gosta, mreža može obrađivati IP adresu posjetitelja i osnovne tehničke podatke zahtjeva. Slovenski pružatelj (EU), s globalnom mrežom poslužitelja.
Apple Inc. (MapKit JS) — prikaz interaktivnih karata unutar vodiča. Pri prikazu karte Apple može primiti IP adresu posjetitelja, približnu lokaciju i tehničke podatke zahtjeva radi prikaza karte i povezanih usluga. Apple posluje međunarodno, uključujući SAD (vidi odjeljak 8.).
Javne mreže za sadržaj i biblioteke — za ikone i web fontove (npr. Iconify, Google Fonts) te open-source biblioteke koda putem javnih CDN-ova (npr. jsDelivr, unpkg, cdnjs). Pri učitavanju tih resursa mreža može obrađivati IP adresu i tehničke podatke zahtjeva. Neki od ovih pružatelja posluju međunarodno, uključujući SAD (vidi odjeljak 8.).

Ne dodajemo nove podizvršitelje koji bitno mijenjaju način obrade osobnih podataka bez prethodno sklopljenog odgovarajućeg ugovora o obradi. Ažurni popis podizvršitelja dostupan je na zahtjev na hello@porta.link.

Krajnji pružatelji aktivnosti

Ako rezervirate turu, transfer, najam ili drugu aktivnost, podaci potrebni za realizaciju usluge mogu se podijeliti s krajnjim pružateljem usluge.

Nadležna tijela

Podatke možemo podijeliti s nadležnim tijelima kada to zahtijeva zakon, sud, regulator, porezno ili turističko tijelo.

Osobne podatke ne prodajemo. Osobne podatke ne dijelimo s trećim stranama za njihove vlastite izravne marketinške svrhe. Oglašivački, analitički ili remarketinški alati, ako se koriste, aktiviraju se samo uz privolu.

8. Prijenosi podataka izvan EGP-a

Neki pružatelji mogu obrađivati podatke izvan EGP-a. Koristimo odgovarajuće zaštitne mjere — odluke o primjerenosti, standardne ugovorne klauzule ili druge dopuštene mehanizme.

9. Koliko dugo čuvamo podatke

Podaci o rezervaciji — Porta ih ne pohranjuje kao zasebnu evidenciju. Podaci o rezervaciji (poput imena gosta, datuma boravka i jedinice) dohvaćaju se u stvarnom vremenu iz sustava za upravljanje smještajem (npr. Rentlio), koji je voditelj tih podataka. Nakon boravka ti podaci ostaju u PMS-u, ne kod Porte.
Podaci za podršku i komunikaciju — do 24 mjeseca
Tehnički logovi — u pravilu 30 do 90 dana, a do 180 dana kada je dulje čuvanje potrebno radi sigurnosne istrage, sprječavanja zlouporabe ili zaštite pravnih zahtjeva. Zapisi o greškama i sigurnosni logovi oblikovani su tako da ne pohranjuju imena gostiju ni podatke o dokumentima u čitljivom obliku.
Podaci o plaćanju i računovodstvu — prema poreznim propisima
Podaci za eVisitor prijavu — podaci za prijavu gosta prikupljeni putem Porte obrađuju se isključivo radi prosljeđivanja državnom sustavu eVisitor. Kada gost te podatke unese prije dolaska, oni se čuvaju samo privremeno i u enkriptiranom obliku; nakon uspješne predaje u eVisitor lokalna kopija osobnih podataka briše se. Mjerodavna evidencija vodi se u državnom sustavu eVisitor, sukladno važećim propisima.
Slike dokumenata — nikada se ne učitavaju ni pohranjuju. Kada se koristi skeniranje, odvija se lokalno u vašem pregledniku, a slika se odbacuje na vašem uređaju kada napustite stranicu; obrađuju se samo izvučeni tekstualni podaci.
Podaci pohranjeni u vašem pregledniku (local storage) — kako biste ostali prijavljeni na svoju personaliziranu poveznicu i radi personalizacije boravka, ograničena količina podataka (poput imena i prezimena, identifikatora rezervacije, datuma boravka i sesijskog tokena) pohranjuje se lokalno u vašem pregledniku. Uklanja se automatski nakon definiranog razdoblja ili po završetku boravka, a možete je u svakom trenutku obrisati kroz postavke preglednika. Osjetljiva polja za prijavu (poput broja dokumenta, datuma rođenja ili državljanstva) ne pohranjuju se u vašem pregledniku.
Korisnički računi poslovnih korisnika — dok traje poslovni odnos i razumno razdoblje nakon
Marketinške privole — dok se privola ne povuče

10. Vaša prava

Sukladno GDPR-u imate pravo na pristup, ispravak, brisanje, ograničenje, prigovor, prenosivost podataka i povlačenje privole. Zahtjev na hello@porta.link — odgovaramo u roku od 30 dana.

Porta trenutno nema imenovanog službenika za zaštitu podataka jer za to, prema trenutnom opsegu obrade, ne postoji zakonska obveza. Upiti vezani uz privatnost mogu se poslati na hello@porta.link. Imate i pravo podnijeti pritužbu nadležnom nadzornom tijelu (u Hrvatskoj AZOP).

Prigovor možete podnijeti AZOP-u, Selska cesta 136, 10000 Zagreb — azop.hr.

11. Djeca i maloljetnici

Porta nije namijenjena djeci za samostalno korištenje. Podaci djece mogu se obrađivati kada su gosti objekta i kada je to potrebno za prijavu boravka. Podatke treba unositi roditelj ili skrbnik.

12. Automatizacija i personalizacija

Porta može koristiti podatke o rezervaciji i fazi boravka kako bi prikazala relevantnije informacije — upute za dolazak, kućni priručnik ili kasni check-out u pravom trenutku. Ova personalizacija ne koristi se za automatiziranu odluku s pravnim učinkom.

AI-potpomognute funkcionalnosti

Porta može koristiti AI-potpomognute alate za pojedine funkcionalnosti platforme, primjerice za pripremu informacija specifičnih za smještajni objekt, poboljšanje odgovora podrške ili pomoć objektima u organizaciji sadržaja. Osobni podaci gostiju ne koriste se za treniranje općih AI modela. Ako se koristi vanjski AI pružatelj i ako se osobni podaci mogu obrađivati, takav pružatelj bit će naveden kao podizvršitelj, uz odgovarajuće ugovorne i prijenosne zaštitne mjere.

13. Sigurnost

Primjenjujemo tehničke i organizacijske mjere primjerene osjetljivosti podataka i riziku za osobe na koje se odnose. Te se mjere s vremenom preispituju i poboljšavaju. Trenutno, među ostalim, uključuju:

Enkripcija u prijenosu. Sva komunikacija između vašeg uređaja, naših poslužitelja i podizvršitelja odvija se preko HTTPS/TLS-a, obvezno za platformu i njezine poddomene.
Enkripcija osjetljivih podataka u mirovanju. Osjetljivi pristupni podaci i integracijski ključevi u našim sustavima (poput ključeva za plaćanje i PMS API) pohranjeni su enkriptirano, uz autenticiranu enkripciju, a ne kao čitljiv tekst.
Minimizacija podataka za prijavu gosta. Kada se podaci za prijavu prikupe prije dolaska, čuvaju se samo privremeno i enkriptirano, a lokalna kopija briše se čim su podaci uspješno predani državnom sustavu eVisitor. Osjetljiva polja za prijavu ne pohranjuju se u pregledniku posjetitelja.
Upravljanje ključevima i rotacija. Tajni ključevi i pristupni podaci drže se izvan javno dostupnog koda i rotiraju se kada je to primjereno.
Sigurnosni HTTP zaglavlja. Primjenjujemo Content Security Policy i dodatna zaštitna zaglavlja (uključujući zaštitu od clickjackinga, MIME sniffinga i curenja referrera) radi smanjenja rizika od ubacivanja koda i srodnih napada.
Kontrola pristupa i izolacija objekata. Pristup podacima ograničen je prema ulozi, a obrada je odvojena po smještajnom objektu tako da jedan objekt ne može pristupiti podacima drugog.
Autentikacija i sprječavanje zlouporabe. Pristup gostiju i osoblja zaštićen je vremenski ograničenim tokenima ograničenog dosega; administrativna prijava zaštićena je od brute-force pokušaja; javna sučelja primjenjuju ograničavanje broja zahtjeva (rate limiting).
Logiranje uz zaštitu privatnosti. Zapisi o greškama i sigurnosni logovi oblikovani su tako da ne pohranjuju imena gostiju ni podatke o dokumentima u čitljivom obliku.
Smanjena površina za napad. Platforma se oslanja na mali, kontroliran skup komponenti i vanjskih ovisnosti.
Sigurnosne kopije i nadogradnje. Sustavi se sigurnosno kopiraju i redovito ažuriraju, a podizvršitelji su ugovorno obvezani održavati primjerenu sigurnost.

Nijedan sustav ne može biti potpuno siguran. Ako sumnjate na zlouporabu, ranjivost ili neovlašteni pristup, odmah nas kontaktirajte na hello@porta.link.

Povrede osobnih podataka

Održavamo postupke za otkrivanje, istraživanje i odgovor na povrede osobnih podataka. Kada je vjerojatno da će povreda dovesti do rizika za prava i slobode pogođenih osoba, bez nepotrebnog odgađanja obavijestit ćemo nadležno nadzorno tijelo (u Hrvatskoj AZOP) i, gdje to zakon zahtijeva, u roku od 72 sata od saznanja. Kada je vjerojatno da će povreda dovesti do visokog rizika za pogođene osobe, o tome ćemo bez nepotrebnog odgađanja obavijestiti i te osobe. Kada djelujemo kao izvršitelj obrade u ime smještajnog objekta, bez nepotrebnog odgađanja obavijestit ćemo taj objekt kako bi mogao ispuniti vlastite obveze obavještavanja.

14. Izmjene Politike privatnosti

Ovu Politiku možemo povremeno ažurirati. Datum posljednje izmjene uvijek je vidljiv na vrhu dokumenta. O bitnim promjenama nastojat ćemo obavijestiti korisnike.

Kontakt

Za sva pitanja vezana uz privatnost:
hello@porta.link
BOKO d.o.o., Lucije Rudan 7, 21450 Hvar